Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості.

Особові справи працівників органів державної служби ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.